Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke

postkamer.nl is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van haar Gebruikers. Contactgegevens voor privacyvragen:

postkamer.nl

E-mail: privacy@postkamer.nl

2. Welke gegevens verzamelen wij?

2.1 Accountgegevens

Bij het aanmaken van een account verwerken wij:

• Naam en e-mailadres
• Inloggegevens: een wachtwoord (alleen als versleutelde hash opgeslagen), een passkey, of een koppeling met uw Google- of Apple-account (alleen naam, e-mailadres en account-ID)
• Een eventueel afwijkend e-mailadres voor notificaties

2.2 Organisatie- en factuurgegevens

Voor de facturatie kunt u bij uw organisatie een naam, afdeling, factuuradres, KvK-nummer en btw-nummer opgeven. Deze gegevens staan op uw facturen.

2.3 Gastbestellingen

Verstuurt u een brief zonder account, dan vragen wij uw voornaam, achternaam, e-mailadres en uw eigen adres. Bij het afronden van de bestelling leggen wij ook uw IP-adres vast ter voorkoming van misbruik.

2.4 Adressen en inhoud van Mailings

Wanneer u een Mailing aanmaakt, verwerkt postkamer.nl de adressen in het gebied dat u op de kaart selecteert, en eventueel losse adressen die u zelf invoert of plakt. Deze adressen komen uit de openbare Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) en bestaan alleen uit straat, huisnummer, postcode en plaats. Brieven worden geadresseerd aan “De bewoner(s) van”: wij verwerken of bewaren geen namen van geadresseerden. Daarnaast bewaren wij de brief-PDF die u uploadt. Zie de Verwerkersovereenkomst voor de rol van postkamer.nl als verwerker bij deze gegevens.

2.5 Gebruiks- en loggegevens

Voor de werking en beveiliging van het platform verwerken wij:

• IP-adressen, tijdelijk, om misbruik en te veel verzoeken tegen te gaan (rate limiting)
• Een logboek van de stappen die een Mailing doorloopt (aanmaken, betalen, aanbieden bij de Drukpartner)
• Technische serverlogs van onze hostingpartner
• Anonieme bezoekstatistieken via Vercel Web Analytics (zonder cookies, zie artikel 8)

2.6 Betalingsgegevens

Betalingen verlopen via Mollie B.V. postkamer.nl ontvangt geen volledige betalingsgegevens (zoals kaartnummers). Wij slaan wel op: het betalingskenmerk, het betaalde bedrag, de datum en de betalingsstatus.

3. Doeleinden en grondslagen

4. Bewaartermijnen

• Accountgegevens: zolang uw account bestaat. U kunt uw account laten verwijderen via privacy@postkamer.nl; wij verwijderen het dan binnen 30 dagen.
• Adressen en brief-PDF's van Mailings: zolang uw account bestaat, zodat u verzendingen en verzendbewijzen kunt terugzien. Op verzoek verwijderen wij ze eerder.
• Gastbestellingen: gegevens die nodig zijn voor de factuur en de betaalregistratie (inclusief het IP-adres) 7 jaar conform de fiscale bewaarplicht.
• IP-adressen voor rate limiting: alleen zolang het meetvenster duurt, maximaal enkele uren.
• Betalings- en factuurgegevens: 7 jaar conform de fiscale bewaarplicht.

5. Sub-verwerkers en ontvangers

postkamer.nl deelt persoonsgegevens met de volgende partijen:

• Mollie B.V. (Amsterdam) - betalingsverwerking. Zie privacy.mollie.com voor het privacybeleid van Mollie.
• Drukpartner (Nederland) - ontvangt de brief-PDF met daarop de adressen, uitsluitend voor het afdrukken en aanbieden aan PostNL. Met de Drukpartner is een verwerkersovereenkomst gesloten.
• Vercel Inc.- hosting van het platform en opslag van PDF's en facturen. De servers staan in Frankfurt (EER). Vercel is een Amerikaans bedrijf en neemt deel aan het EU-US Data Privacy Framework. Vercel levert ook onze cookieloze bezoekstatistieken (Vercel Web Analytics).
• Supabase Inc. - hosting van onze hoofddatabase in Frankfurt (EER), onder het EU-US Data Privacy Framework.
• Upstash Inc. - tijdelijke opslag van IP-adressen en e-mailadressen voor rate limiting.
• Resend Inc. - verzending van e-mails (verificatie, bevestigingen, facturen), onder het EU-US Data Privacy Framework.
• Mapbox Inc. - maakt de kaartafbeelding in bevestigingsmails en verzendbewijzen. Mapbox ontvangt alleen het geselecteerde gebied, geen persoonsgegevens.
• OpenStreetMap Foundation - levert de kaart en de zoekfunctie op de kaart. Uw browser haalt deze rechtstreeks op, waardoor OpenStreetMap uw IP-adres en zoekopdracht ziet.
• Google en Apple - alleen als u inlogt met uw Google- of Apple-account.
• Google Ireland Ltd. - websitestatistieken via Google Analytics, alleen als u daar toestemming voor geeft (zie artikel 8). Google kan deze gegevens verwerken in de Verenigde Staten onder het EU-US Data Privacy Framework. Zie policies.google.com/privacy.

postkamer.nl geeft geen persoonsgegevens door aan derde landen buiten de EER zonder passende waarborgen.

6. Uw rechten onder de AVG

U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Inzage (art. 15 AVG): u kunt opvragen welke gegevens wij over u verwerken.
• Correctie (art. 16 AVG): u kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.
• Verwijdering (art. 17 AVG): u kunt verzoeken uw gegevens te verwijderen, tenzij een wettelijke bewaarplicht van toepassing is.
• Bezwaar (art. 21 AVG): u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Beperking (art. 18 AVG): u kunt de verwerking laten beperken in bepaalde situaties.
• Dataportabiliteit (art. 20 AVG): u kunt uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar formaat opvragen.

U kunt uw rechten uitoefenen via privacy@postkamer.nl. Wij reageren binnen 30 dagen.

Bent u het niet eens met onze reactie, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

7. Beveiliging

postkamer.nl neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen, waaronder:

• Versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS)
• Versleutelde opslag van wachtwoorden
• Toegangscontrole op productiesystemen
• Regelmatige beveiligingsreviews

8. Cookies

postkamer.nl gebruikt functionele cookies voor sessiebeheer en inlogfunctionaliteit. Daarvoor is geen toestemming nodig. Uw cookiekeuze bewaren wij in de lokale opslag van uw browser.

Daarnaast meten wij paginabezoeken met Vercel Web Analytics. Dit plaatst geen cookies en slaat geen IP-adressen op; bezoekers worden niet over meerdere dagen of websites gevolgd.

Met uw toestemming plaatsen we daarnaast analytische cookies van Google Analytics (_ga en _ga_*, bewaartermijn maximaal 2 jaar). Daarmee meten we welke pagina's worden bezocht en hoe de site wordt gebruikt, zodat we hem kunnen verbeteren. IP-adressen worden door Google Analytics niet opgeslagen en de gegevens worden niet gebruikt voor advertenties. Zonder uw toestemming wordt Google Analytics niet geladen.

U kunt uw keuze altijd wijzigen of intrekken: Cookie-instellingen. Bij intrekken verwijderen we de analytische cookies.

9. Wijzigingen

Dit Privacybeleid kan worden gewijzigd. Wijzigingen worden bekendgemaakt via het platform of per e-mail. De datum bovenaan dit document geeft aan wanneer de versie voor het laatste is bijgewerkt.

10. Contact

Voor vragen over dit Privacybeleid kunt u contact opnemen via: privacy@postkamer.nl